Общи условия за Payroll услуги | Смарт Пийпъл ООД

„Смарт Пийпъл“ ООД
ЕИК: 203929930

Съдържание

1. Въведение
2. Предмет и обхват на услугите
3. Комуникация и срокове за реакция
4. Защита на личните данни и GDPR
5. Идентификация и проверка на клиента
6. Услуги по ТРЗ и Payroll администриране
7. Поверителност
8. Отговорност на страните
9. Непреодолима сила
10. Цени и условия за плащане
11. Прекратяване на услугите
12. Процедура за подаване на жалби и оплаквания
13. Приложимо право
14. Изменения на настоящите общи условия

1. Въведение

Настоящите общи условия уреждат основните принципи, правилата и условията за предоставяне на услуги по труд и работна заплата (ТРЗ), Payroll администриране и свързаното с тях административно обслужване от „Смарт Пийпъл“ ООД, наричано по-долу за краткост „Смарт Пийпъл“ или „Изпълнител“.

Услугите се предоставят на клиенти, наричани по-долу „Клиент“, въз основа на сключен индивидуален договор и/или друго писмено споразумение между страните.

С възлагането на услуги на Смарт Пийпъл, клиентът потвърждава, че се е запознал с настоящите общи условия, разбира съдържанието им и приема приложимите разпоредби.

Настоящите общи условия са неразделна част от индивидуалния договор между страните, доколкото това е предвидено в него.

Смарт Пийпъл си запазва правото да предлага изменения в настоящите общи условия при промени в приложимото законодателство, регулаторните изисквания, организацията на работа или условията за предоставяне на услугите. Измененията се съобщават на Клиента по подходящ начин и влизат в сила при условията, договорени между страните и приложимото законодателство. Когато е необходимо съгласие на Клиента, измененията се прилагат след получаването му.

2. Предмет и обхват на услугите

Смарт Пийпъл ООД е търговско дружество, регистрирано съгласно законодателството на Република България, което предоставя професионални услуги в областта на управлението и администрирането на трудовите правоотношения и работната заплата.

В зависимост от договорения обхват услугите могат да включват:

• Изчисляване на трудови възнаграждения, допълнителни възнаграждения, удръжки и обезщетения.
• Администриране на трудови договори и свързаните с тях документи.
• Подготовка на документи при назначаване, изменение и прекратяване на трудови правоотношения.
• Подготовка и подаване на данни и документи към Националната агенция за приходите (НАП) и други компетентни институции, когато това е изрично възложено.
• Изчисляване на дължимите осигурителни вноски и данък върху доходите от трудови правоотношения.
• Подготовка на декларации и справки, свързани с работната заплата и осигуряването.
• Администриране на болнични листове, отпуски, отсъствия и други обстоятелства, свързани с персонала.
• Подготовка на документи за доходи, служебни бележки и други документи, свързани с трудовите правоотношения, когато са приложими.
• Консултации и съдействие по въпроси, свързани с ТРЗ, трудовото и осигурителното законодателство, в рамките на договорения обхват.
• Други услуги, свързани с Payroll администриране, изрично договорени между страните.

Конкретният обхват, обемът, периодичността и условията за предоставяне на услугите се определят в индивидуалния договор.

Освен ако не е договорено изрично друго, услугите не включват счетоводно обслужване, изготвяне на годишни финансови отчети, данъчни декларации извън договорения Payroll обхват, правно представителство, представителство пред съд или други услуги, които не са изрично посочени в индивидуалния договор.

3. Комуникация и срокове за реакция

Ефективната комуникация и своевременното предоставяне на информация са от съществено значение за качественото и законосъобразно изпълнение на услугите.

Клиентът се задължава да предоставя пълна, точна и достоверна информация и документи, необходими за обработването на възнагражденията и администрирането на персонала.

Основният канал за комуникация е електронната поща, освен ако страните не са уговорили друг начин за комуникация. Когато за даден документ се изисква оригинал, саморъчен подпис, квалифициран електронен подпис или друга специална форма, Клиентът следва да осигури съответното изискване.

Клиентът носи отговорност за своевременното изпращане на необходимите документи и информация, както и за проверката дали изпратените съобщения и файлове са получени от Смарт Пийпъл. При съмнение за неполучено съобщение Клиентът следва да потърси потвърждение.

При нормални обстоятелства Смарт Пийпъл се стреми да отговаря на клиентски запитвания в срок до два работни дни. Срокът за отговор може да варира в зависимост от сложността на запитването, обема на необходимата проверка и текущата натовареност. Когато е необходимо повече време, Смарт Пийпъл полага разумни усилия да информира Клиента за очаквания срок за отговор.

Посоченият срок за реакция не представлява гарантиран срок за приключване на всяка задача и не изменя приложимите законови срокове.

Клиентът следва да изпраща информацията, необходима за изчисляване на възнагражденията, в предварително договорените срокове и във формат, позволяващ коректната ѝ обработка.

При промяна на лице за контакт, електронен адрес, телефон или други данни, необходими за изпълнение на услугите, Клиентът се задължава своевременно да уведоми Смарт Пийпъл.

4. Защита на личните данни и GDPR

Смарт Пийпъл и Клиентът се задължават да спазват приложимото законодателство за защита на личните данни, включително Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните — GDPR) и приложимото българско законодателство.

При предоставяне на услуги по ТРЗ и Payroll администриране може да се наложи обработване на лични данни на служители, работници, управители и други физически лица, свързани с Клиента.

В зависимост от конкретните дейности и фактическите отношения между страните те определят съответните си роли като администратор и/или обработващ лични данни съгласно приложимото законодателство.

Когато Смарт Пийпъл обработва лични данни от името на Клиента в качеството си на обработващ лични данни, страните сключват отделно споразумение за обработване на лични данни (Data Processing Agreement — DPA), когато такова е необходимо съгласно приложимото законодателство.

Клиентът се задължава да предоставя лични данни на Смарт Пийпъл само при наличие на подходящо правно основание и да изпълнява задълженията си за информиране на засегнатите лица, когато това се изисква от закона.

Смарт Пийпъл прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на обработваните лични данни в съответствие с приложимите законови изисквания.

Всяка страна уведомява другата без неоправдано забавяне, когато установи инцидент, който може съществено да засегне сигурността на личните данни, обработвани във връзка с услугите, като се спазват приложимите законови срокове и задължения.

За въпроси относно защитата на личните данни и GDPR Клиентът може да използва официалните контакти на Смарт Пийпъл, посочени в индивидуалния договор или на официалния уебсайт на дружеството.

5. Идентификация и проверка на клиента

Преди започване на обслужването Смарт Пийпъл има право да изиска информация и документи, необходими за установяване на самоличността на Клиента, неговите представители и лицата, оправомощени да възлагат услуги или да предоставят информация от името на Клиента.

Клиентът се задължава да предостави точни и актуални данни за дружеството, неговите представители и лицата за контакт, както и информацията, необходима за изпълнение на договорените услуги.

При необходимост Клиентът следва да предостави документи, удостоверяващи представителна власт, право на достъп до съответните данни или правомощия за възлагане на конкретни действия.

Когато приложимото законодателство налага допълнителни задължения за идентификация или проверка, страните съдействат за изпълнението им.

Смарт Пийпъл може да отложи започването на съответната услуга, докато необходимата информация и документи не бъдат предоставени, при спазване на индивидуалния договор и приложимото законодателство.

6. Услуги по ТРЗ и Payroll администриране

6.1. Назначаване на служители

При назначаване на нов служител Клиентът следва да предостави необходимата информация и документи за изготвяне на трудовия договор и свързаните с него документи най-малко три работни дни преди планираната дата на постъпване на работа, освен ако страните не са договорили друг срок.

Клиентът носи отговорност за точността на предоставената информация, включително данните за служителя, длъжността, мястото на работа, работното време, възнаграждението, началната дата и останалите условия на трудовото правоотношение.

Смарт Пийпъл изготвя и подава необходимите документи или данни в рамките на възложените услуги и при условие че разполага с цялата необходима информация в договорените срокове.

Назначаването и допускането до работа следва да се извършват при спазване на приложимите законови изисквания, включително изискванията за вписване на данни в Регистъра на заетостта и за предоставяне на необходимите документи на служителя.

6.2. Изменение на трудови правоотношения

Клиентът се задължава да уведомява Смарт Пийпъл своевременно за всяка предстояща промяна в трудовото правоотношение, включително промени в длъжността, възнаграждението, работното време, мястото на работа, отпуските и други обстоятелства, които влияят върху Payroll обработката.

Информацията за предстоящи промени следва да бъде предоставяна достатъчно рано, за да могат да бъдат подготвени необходимите документи и изпълнени приложимите законови срокове.

6.3. Прекратяване на трудови правоотношения

При прекратяване на трудов договор по взаимно съгласие Клиентът следва да предостави необходимата информация най-малко три работни дни предварително, когато това е възможно и съобразено с приложимите законови срокове.

При връчване на предизвестие или възникване на друго основание за прекратяване Клиентът следва да уведоми Смарт Пийпъл незабавно и да предостави копие от съответните документи, когато е приложимо.

Клиентът отговаря за законосъобразното вземане на решенията относно прекратяването на трудовите правоотношения и за своевременното предоставяне на информацията, необходима за изготвяне на съответните документи.

Смарт Пийпъл подготвя необходимите документи и подава съответните данни в рамките на договорените услуги и в приложимите законови срокове.

6.4. Месечна обработка на работната заплата

За целите на месечното изчисляване на възнагражденията Клиентът се задължава да предоставя в договорените срокове пълна информация относно:

• Отработени дни и часове.
• Отсъствия, отпуски и болнични.
• Допълнителни възнаграждения, бонуси и премии.
• Удръжки и други промени, които влияят върху възнаграждението.
• Назначени, напуснали и преназначени служители.
• Други обстоятелства, които имат значение за изчисляването на заплатите, данъците и осигурителните вноски.

Възнагражденията се изчисляват въз основа на предоставената от Клиента информация и приложимите нормативни изисквания.

Клиентът носи отговорност за достоверността и пълнотата на предоставените данни, както и за одобрението на резултатите, когато това е предвидено в договорения процес на работа.

6.5. Декларации и осигурителни задължения

Когато това е включено в индивидуалния договор, Смарт Пийпъл подготвя и подава декларации, справки и други данни, свързани с трудовите възнаграждения, данъчното облагане и задължителното обществено и здравно осигуряване.

Клиентът се задължава да предоставя необходимите данни своевременно, така че да бъде осигурена възможност за изпълнение на законовите срокове.

Декларациите и данните, свързани с месечните осигурителни задължения и данъка върху доходите, се обработват съобразно приложимите нормативни срокове.

Освен ако не е договорено изрично друго, плащането на дължимите данъци, осигурителни вноски и трудови възнаграждения се извършва от Клиента, който носи отговорност за осигуряването на необходимите средства и за извършването на плащанията в срок.

6.6. Болнични листове и отсъствия

Клиентът се задължава да уведомява Смарт Пийпъл своевременно за издадени болнични листове, отсъствия, отпуски и други обстоятелства, които влияят върху изчисляването на възнагражденията или върху осигурителните права на служителите.

Документите и информацията за болнични листове следва да бъдат предоставяни веднага след получаването им или узнаването за съответното обстоятелство, така че да могат да бъдат изпълнени приложимите законови срокове.

6.7. Документи за годишно данъчно облагане

Клиентът следва да предоставя своевременно документите, необходими за годишното данъчно приключване на доходите от трудови правоотношения, включително документи от предходни работодатели и декларации за ползване на данъчни облекчения, когато са приложими.

Когато е необходимо обработването на такива документи през декември, Клиентът следва да ги предостави през първата седмица на месеца или веднага след получаването им, ако са издадени по-късно.

6.8. Удостоверения и други документи

Клиентът следва да уведомява Смарт Пийпъл своевременно за необходимостта от изготвяне на удостоверения за доход, документи за осигурителни периоди, удостоверения A1, документи във връзка с избягване на двойното данъчно облагане и други документи, свързани с персонала, когато изготвянето им е включено в договорения обхват.

Изготвянето на документи, които изискват допълнителни проверки, информация от чуждестранни институции или отделна административна процедура, може да изисква допълнително време и да бъде предмет на отделно възлагане и заплащане.

6.9. Забавени или непълни документи

Сроковете за обработване на Payroll данните зависят от своевременното предоставяне на пълна, точна и достоверна информация от Клиента.

При забавяне, непълнота или неточност на предоставените данни Смарт Пийпъл уведомява Клиента, когато това е възможно, и предприема разумни действия за ограничаване на последствията.

Когато забавянето налага извънредна обработка, работа извън обичайното работно време или допълнителни действия за спазване на законови срокове, Смарт Пийпъл може да начисли допълнително възнаграждение съгласно раздел 10 и индивидуалния договор.

При необходимост от спешна обработка допълнителните разходи и срокът за изпълнение се съгласуват с Клиента, когато обстоятелствата позволяват това.

7. Поверителност

Страните се задължават да третират като поверителна всяка непублична информация, получена във връзка с изпълнението на индивидуалния договор и настоящите общи условия.

Поверителната информация включва, но не се ограничава до данни за служители, възнаграждения, лични данни, вътрешни процедури, търговска информация, финансови данни, документи и кореспонденция.

Информация може да бъде разкривана, когато това е необходимо за изпълнение на договора, когато е дадено надлежно разрешение или когато разкриването се изисква от приложимото законодателство, компетентен орган или съд.

Когато законът позволява, страната, която е задължена да разкрие информация, уведомява другата страна предварително или без неоправдано забавяне.

Задълженията за поверителност се прилагат и по отношение на служителите, подизпълнителите и другите лица, ангажирани от страните, доколкото те имат достъп до съответната информация.

Задължението за поверителност продължава да действа и след прекратяване на договорните отношения, освен ако приложимото законодателство или естеството на информацията не предвиждат друго.

8. Отговорност на страните

Смарт Пийпъл предоставя услугите добросъвестно и с дължимата професионална грижа, в съответствие с договорения обхват и приложимото законодателство.

Клиентът носи отговорност за:

• Пълнотата, точността и достоверността на предоставената информация.
• Своевременното предоставяне на документи и данни, необходими за изпълнение на услугите.
• Законосъобразността на решенията, взети от Клиента в качеството му на работодател.
• Извършването на плащанията на възнаграждения, данъци и осигурителни вноски, освен ако не е договорено друго.
• Предоставянето на необходимите правомощия и достъп за извършване на възложените действия.
• Проверяването и своевременното съобщаване на установени неточности в изготвените документи и справки.

Смарт Пийпъл не носи отговорност за последици, произтичащи от неверни, непълни или несвоевременно предоставени от Клиента данни, от решения на Клиента или от неизпълнение на негови задължения, доколкото съответните последици не се дължат на виновно неизпълнение на задълженията на Смарт Пийпъл.

Смарт Пийпъл не отговаря за задълженията на Клиента за плащане на трудови възнаграждения, данъци и осигурителни вноски, освен ако изрично е поело съответно задължение и доколкото това е допустимо съгласно закона.

Смарт Пийпъл не носи отговорност за действия или бездействия, настъпили преди началото или след прекратяването на договорните отношения, освен когато отговорността произтича от закон или от изрично поето договорно задължение.

Нито една разпоредба на настоящите общи условия не изключва или ограничава отговорност в случаите, в които това е забранено от приложимото законодателство.

9. Непреодолима сила

Нито една от страните не носи отговорност за забава или неизпълнение, причинени от обстоятелства извън нейния разумен контрол, които не е могла да предвиди или предотврати, при условие че са изпълнени изискванията на приложимото законодателство.

Такива обстоятелства могат да включват природни бедствия, война, действия на държавни органи, сериозни прекъсвания на електрозахранването или комуникационните системи и други събития, които обективно възпрепятстват изпълнението.

Засегнатата страна уведомява другата страна в разумен срок за настъпването на обстоятелствата и полага разумни усилия за ограничаване на последствията и възстановяване на изпълнението.

Непреодолимата сила не освобождава страните от задължения, които съгласно закона или договора продължават да бъдат приложими при съответните обстоятелства.

10. Цени и условия за плащане

Цената на услугите се определя индивидуално в зависимост от обема и сложността на обслужването, броя на служителите, честотата на обработване на данните, необходимите справки и отчети, спецификата на трудовите правоотношения и други обективни фактори.

Конкретната месечна или годишна такса, сроковете за плащане и договореният обхват на услугите се посочват в индивидуалния договор.

Всички цени в настоящите общи условия са без включен данък върху добавената стойност (ДДС), освен ако изрично не е посочено друго. ДДС се начислява, когато това се изисква от приложимото законодателство.

10.1. Допълнителни услуги

Услуги извън договорения редовен месечен обхват, включително специализирани справки, извънредни изчисления, допълнителни консултации, изготвяне на специфични документи и съдействие по отделни административни казуси, могат да бъдат таксувани допълнително.

Допълнителните услуги се възлагат и заплащат при условията, договорени между страните. Когато е приложимо, Смарт Пийпъл уведомява Клиента предварително за очакваната цена.

10.2. Спешни услуги

Когато за спазване на приложим законов срок е необходимо извършване на работа извън обичайното работно време или при извънредно кратък срок, може да бъде договорено допълнително възнаграждение.

То може да бъде определено въз основа на:

• Почасова ставка, договорена между страните.
• Процент от месечната такса.
• Фиксирана допълнителна сума за конкретната задача.

Размерът и основанието за допълнителното възнаграждение се съобщават на Клиента и се съгласуват съгласно индивидуалния договор и приложимите правила.

10.3. Срокове за плащане

За месечните услуги плащането се извършва в срока, посочен в индивидуалния договор. При липса на друга уговорка месечната такса е дължима до петото число на месеца, за който се отнася услугата.

За годишни услуги, когато такива са договорени, условията и срокът за плащане се определят в индивидуалния договор.

10.4. Забавено плащане

При забавено плащане Смарт Пийпъл има право да претендира законната лихва за забава съгласно приложимото българско законодателство, считано от момента, в който вземането е станало изискуемо и са налице законовите предпоставки за това.

При продължително забавяне Смарт Пийпъл може да предприеме действия за събиране на дължимите суми и/или да прекрати услугите при условията на индивидуалния договор и раздел 11 от настоящите общи условия.

10.5. Промени в обема на работа и цените

При съществена промяна в броя на служителите, обема на документите, сложността на обслужването или договорените дейности страните могат да договорят промяна на месечната такса.

Промяната се съобщава на Клиента и се оформя с писмен анекс или по друг начин, допустим съгласно индивидуалния договор и приложимото законодателство.

Когато страните желаят да предвидят ежегодна актуализация на цените, съответният механизъм, показателите за изчисление и моментът на влизане в сила следва да бъдат посочени в индивидуалния договор или в подписан анекс.

11. Прекратяване на услугите

Договорните отношения могат да бъдат прекратени по взаимно съгласие, с писмено споразумение или на друго основание, предвидено в индивидуалния договор или приложимото законодателство.

Всяка страна може да прекрати договора с писмено предизвестие при срока и условията, определени в индивидуалния договор.

Когато в индивидуалния договор не е уговорено друго, страните могат да договорят минимален срок на предизвестие от три месеца. Приложимият срок се определя съобразно конкретния договор и съответните законови изисквания.

Смарт Пийпъл може да предприеме действия за прекратяване или временно преустановяване на услугите при съществено неизпълнение от страна на Клиента, включително:

• Забавяне на плащанията за период, предвиден в индивидуалния договор.
• Системно непредоставяне на необходимите документи или информация.
• Предоставяне на съществено неверни данни или отказ за съдействие, който препятства изпълнението на услугите.
• Други съществени нарушения на договорните задължения.

Когато това е допустимо, Смарт Пийпъл уведомява Клиента за нарушението и му предоставя подходящ срок за отстраняването му. Прекратяване без предизвестие се допуска само при наличие на съответното договорно или законово основание.

При прекратяване страните уреждат дължимите суми, неизпълнените задачи и предаването на документите и информацията, свързани с обслужването, съгласно индивидуалния договор и приложимото законодателство.

Клиентът се задължава своевременно да осигури необходимата информация и съдействие за преминаване към нов доставчик на Payroll услуги или за поемане на дейностите от самия Клиент.

Смарт Пийпъл има право да откаже започване или да прекрати обслужването при наличие на законови ограничения, конфликт на интереси или други обективни основания, които правят продължаването на договорните отношения невъзможно или нецелесъобразно, при спазване на приложимото законодателство и договорените условия.

12. Процедура за подаване на жалби и оплаквания

Клиентът може да подаде жалба или оплакване относно качеството, сроковете или обхвата на предоставяните услуги чрез писмено съобщение до официалния контакт на Смарт Пийпъл, посочен в индивидуалния договор или на официалния уебсайт на дружеството.

Жалбата следва да съдържа описание на проблема, съответния период, наличните документи и друга информация, която би подпомогнала изясняването на случая.

Смарт Пийпъл разглежда постъпилите оплаквания добросъвестно и полага разумни усилия за изясняване на обстоятелствата и постигане на подходящо решение.

Когато е необходимо допълнително време за проверка, Клиентът се уведомява за това и за очаквания срок за отговор, доколкото е възможно.

Подаването на жалба не освобождава Клиента от изпълнението на безспорните му договорни задължения, освен ако страните не уговорят друго или приложимото законодателство не предвижда различно.

13. Приложимо право

Настоящите общи условия, индивидуалните договори и отношенията между страните във връзка с предоставянето на услугите се уреждат от законодателството на Република България.

Всички спорове, произтичащи от или свързани с настоящите общи условия и индивидуалните договори, се решават чрез преговори и взаимно съгласие, когато това е възможно.

При непостигане на съгласие спорът се отнася до компетентния български съд при спазване на приложимите правила за подсъдност.

14. Изменения на настоящите общи условия

Смарт Пийпъл може да предлага изменения на настоящите общи условия при промени в законодателството, регулаторните изисквания или организацията на предоставяните услуги.

Измененията се съобщават на Клиентите по подходящ начин. Когато съгласно индивидуалния договор или приложимото законодателство е необходимо изрично съгласие, изменените условия се прилагат след получаването му.

Ако дадена разпоредба от настоящите общи условия бъде призната за недействителна или неприложима, това не засяга действието на останалите разпоредби, доколкото те могат да се прилагат самостоятелно и съответстват на закона.

Настоящите общи условия се прилагат заедно с индивидуалния договор. При противоречие между тях се прилагат правилата за предимство, посочени в индивидуалния договор, при спазване на императивните законови разпоредби